Zo werk je van ingeplande klus naar factuur
Plan de werkbon in, laat buitendienst alles op locatie vastleggen en zet afgerond werk daarna direct door naar uren en factuur. Zo blijft de hele flow bij elkaar, van afspraak tot administratie.
1
Plan de werkbon in op de juiste dag en medewerker
Maak een werkbon aan en plan direct wie waarheen gaat en wanneer. Zo weet kantoor wat ingepland staat en ziet buitendienst op tijd welke klus eraan komt.
2
Laat buitendienst in de app precies zien waar ze moeten zijn
In de app zien medewerkers direct het adres, de route, de opdracht en alle bijlagen. Zo hoeven ze minder te bellen en vertrekken ze met de juiste informatie naar de klus.
3
Laat medewerkers direct vastleggen wat ze hebben gedaan
Medewerkers vullen op locatie in welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, boeken hun uren en geven direct aan wat er is gedaan. Zo komt het werk niet later versnipperd terug via losse notities of telefoontjes.
4
Boek gebruikte materialen en voeg foto’s direct toe op de werkbon
Gebruikte materialen, foto’s, bonnetjes en andere bijlagen worden direct toegevoegd aan de juiste werkbon. Zo klopt de onderbouwing meteen en staat bewijs direct op de juiste plek.
5
Laat de klant ondertekenen zodra het werk is afgerond
Is ondertekening nodig? Dan laat je de klant direct op locatie tekenen. Zo ligt de bevestiging meteen vast en voorkom je gedoe achteraf over wat wel of niet is uitgevoerd.
6
Verwerk ingevulde uren en materialen sneller tot één factuur
Alles wat medewerkers in de app invullen, wordt automatisch verwerkt in de urenlijsten. Controleer alleen wat nodig is en zet daarna zowel de geboekte uren als de gebruikte materialen samen om naar één factuur voor de klant.
Plan je werkbonnen direct
in een overzichtelijk planscherm
Minder losse overdracht tussen buitendienst en kantoor
Sneller complete werkbonnen terug van locatie
Minder correcties vóór facturatie
Sneller factureren op basis van uitgevoerde werkzaamheden
Wat het je oplevert
Wanneer planning, uitvoering en administratie op elkaar aansluiten, kost een klus minder overdracht en minder herstelwerk. Daardoor krijg je werkbonnen completer terug, houd je meer grip op uren en factureer je sneller.
Vraag vrijblijvend een gesprek aan met een van onze consultants
In ongeveer 30 minuten laten we je zien hoe Optimit specifiek binnen jouw bedrijf kan worden toegepast.
Afspraak maken
Op locatie
Kom bij ons langs, of wij komen naar jou toe — wat jou het beste uitkomt.
Online afspraak
Liever online? Plan eenvoudig een gesprek via Teams of Zoom.
FAQ
Veel gestelde vragen
Is de werkbon-app moeilijk te gebruiken voor medewerkers op locatie?
Nee. De werkbon-app is juist gemaakt om snel en simpel te werken op locatie. Medewerkers zien alleen de informatie die ze nodig hebben, zoals klantgegevens, adres, werkzaamheden en planning. Daardoor kunnen ze zonder gedoe een werkbon openen, invullen en afronden. Ook medewerkers die nu nog met papier of losse notities werken, kunnen er snel mee aan de slag.
Kunnen medewerkers werkbonnen direct op locatie invullen en afronden?
Ja. Medewerkers kunnen een digitale werkbon direct op locatie openen, invullen en afronden in de app. Ze leggen uitgevoerde werkzaamheden meteen vast, voegen opmerkingen toe en zorgen dat alle informatie direct op de juiste plek staat. Daardoor hoeft er achteraf minder te worden overgetypt en gaat er minder informatie verloren.
Kan ik foto’s, bijlagen en uitgevoerde werkzaamheden toevoegen aan een werkbon?
Ja. Bij een werkbon kunnen medewerkers eenvoudig foto’s, bijlagen, opmerkingen en uitgevoerde werkzaamheden toevoegen. Zo ontstaat er per klus een compleet dossier met alle relevante informatie op één plek. Dat is handig voor interne opvolging, voor bewijs richting de klant en voor een snelle facturatie achteraf.
Wat gebeurt er als een medewerker iets vergeet of verkeerd invult op de werkbon?
Dat is eenvoudig te corrigeren. Een digitale werkbon is veel overzichtelijker dan papier en verkleint de kans op fouten. Mist er toch iets of is iets verkeerd ingevuld, dan kan dat snel worden aangepast. Zo hou je grip op de kwaliteit van de registratie en voorkom je vertraging in de opvolging of facturatie.
Kan ik meerdere afspraken of vervolgbezoeken aan dezelfde werkbon koppelen?
Ja. Je kunt meerdere afspraken en vervolgbezoeken koppelen aan dezelfde werkbon of klus. Dat is handig wanneer werk niet in één bezoek wordt afgerond of wanneer een opdracht uit meerdere momenten bestaat. Zo blijft alle informatie overzichtelijk bij elkaar en hou je één compleet beeld van de voortgang.
Kunnen meerdere medewerkers aan dezelfde werkbon werken?
Ja. Meerdere medewerkers kunnen aan dezelfde werkbon gekoppeld worden. Daardoor is direct duidelijk wie bij een klus betrokken is en wie welke werkzaamheden uitvoert. Dat maakt samenwerking op locatie makkelijker en zorgt voor een volledige en betrouwbare registratie van de uitgevoerde werkzaamheden en gewerkte uren.
Kunnen medewerkers in de app meteen zien waar ze moeten zijn en wat de opdracht is?
Ja. In de werkbon-app zien medewerkers direct waar ze moeten zijn, wat de opdracht is en welke werkzaamheden gepland staan. Denk aan klantinformatie, locatie, omschrijving van de klus en eventuele bijzonderheden. Daardoor vertrekken medewerkers beter voorbereid en voorkom je onduidelijkheid op locatie.
Worden werkbonnen automatisch gekoppeld aan het juiste project of klantdossier?
Ja. Werkbonnen kunnen automatisch gekoppeld worden aan het juiste project, de juiste klant en het juiste dossier. Daardoor komt alle informatie centraal terecht en hoef je minder handmatig te zoeken of over te nemen. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten in de administratie.
Kan ik van een afgeronde werkbon direct een factuur maken?
Ja. Een afgeronde werkbon kan direct gebruikt worden als basis voor facturatie. Omdat de werkzaamheden, uren, opmerkingen en bijlagen al zijn vastgelegd, hoef je minder handmatig werk te doen voordat je factureert. Dat versnelt het proces en zorgt ervoor dat je minder omzet laat liggen.
Hoe helpen digitale werkbonnen om sneller te factureren en minder omzet te missen?
Digitale werkbonnen zorgen ervoor dat informatie direct wordt vastgelegd zodra het werk is uitgevoerd. Daardoor hoef je achteraf minder uit te zoeken, ontbreekt er minder vaak informatie en kan een factuur sneller worden opgesteld. Ook extra werk, gebruikte tijd en uitgevoerde taken worden beter vastgelegd, waardoor minder factureerbare uren of werkzaamheden verloren gaan.
Kan ik op basis van werkbonnen automatisch urenlijsten opbouwen?
Ja. Werkbonnen kunnen gebruikt worden om automatisch urenlijsten op te bouwen. Wanneer medewerkers hun werkzaamheden en tijd direct registreren op de werkbon, kan die informatie doorstromen naar de urenregistratie. Dat voorkomt dubbel werk en zorgt voor een nauwkeuriger overzicht van gewerkte ur
Hou ik controle over planning, voortgang en extra werk per klus?
Ja. Met digitale werkbonnen hou je beter controle over de volledige klus: van planning en uitvoering tot voortgang en extra werk. Je ziet wat is ingepland, wat al is uitgevoerd en welke aanvullingen of afwijkingen er zijn geregistreerd. Daardoor kun je sneller bijsturen, beter opvolgen en completer factureren.
Stappenplan van installatie
Wat je kan verwachten wanneer je van start gaat met Optimit
1
Meld je gratis aan
Klik op ‘Start nu’ en maak binnen één minuut je account aan. Geen creditcard of iDEAL nodig — je krijgt 14 dagen volledig gratis toegang tot alle functies.
2
Ontdek wat werkt voor jou
Bekijk welke oplossingen passen bij jouw organisatie. Activeer de modules die je nodig hebt en schakel ze eenvoudig aan of uit. Jij houdt de controle.
3
Krijg persoonlijk advies van een expert
Onze experts staan voor je klaar. In een korte sessie laten we zien hoe Optimit zich aanpast aan jouw werkwijze en hoe jij er het meeste rendement uithaalt — praktisch en helder.
4
Ervaar het zelf
Tijdens je proefperiode kun je alles uitproberen in je eigen demo-omgeving. Je betaalt pas nadat de proefperiode is afgelopen.
5
Download de apps en koppel
Installeer de Optimit-app en, indien nodig, de Buitendienst-app voor je medewerkers. Koppel eenvoudig met je boekhoudpakket en werk binnen enkele minuten volledig geïntegreerd.
Ga live — met ondersteuning
6
Je bent klaar om slimmer te werken. Ons team blijft bereikbaar voor hulp, optimalisatie en groei — zodat jij altijd het maximale uit Optimit haalt.
Wat zeggen klanten over Optimit
Bedrijven die Optimit als onmisbaar beschouwen
"
Senzbouw
René Zwarthoed
Ik kan mij inmiddels niet meer indenken dat ik voorheen mijn bedrijf bestierde met gemaakte excel schema's. Sinds ik Optimit gebruik zie ik met 1 druk op de knop de financiële status van een project. Daarnaast houd ik meer tijd over om mijn bedrijf te runnen.
"
PDB
Paul de boer
Voorheen gebruikte ik Excel om mijn mandagenstaten en facturen op te maken. Vervolgens moest ik zowel de factuur als de mandagenstaat inscannen en deze als bijlagen versturen per e-mail. Ik dacht: dit moet toch anders kunnen.
"
KBRT BOUW
Ruud Tol
Voor Optimit werkten we alles op papier uit en die losse blaadjes belandden dan in een bakje op mijn bureau.
Tussentijds hadden we geen idee hoe de zaak ervoor stond, alles ging op basis van nacalculatie.
