Overzichtelijk inkoopportaal

Ontvang je inkoopfacturen via een centraal e-mailadres en beheer ze in het inkoopportaal van Optimit. Alle facturen worden in één overzicht verzameld, waardoor je ze eenvoudig kunt goedkeuren of afkeuren. Daarnaast kun je fysieke facturen naar Optimit uploaden, zodat je inkoopadministratie altijd compleet blijft.

AI herkenning

Het handmatig invoeren van facturen is verleden tijd. Zodra een factuur binnenkomt, analyseert Optimit de gegevens, herkent de benodigde informatie en vult deze automatisch voor je in. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een efficiënt proces.

Boekhoud koppelingen

Digitaliseer bonnetjes en facturen

Vervaagde of onleesbare kassabonnetjes zijn voor veel ondernemers een doorn in het oog. Met de Optimit App is dat voorgoed voorbij. Upload je bonnetjes eenvoudig door er een foto van te maken en digitaliseer al je bonnetjes en declaraties in een handomdraai. Onze app is beschikbaar in zowel de App Store als de Google Play Store.

Projectadministratie

Koppel je inkoopfacturen moeiteloos aan één of meerdere projecten om meer inzicht te krijgen in de voortgang en kosten per project. Deze functie is exclusief beschikbaar in combinatie met de projectmodule.

Koppeling met je boekhouder

Optimit werkt feilloos samen met jouw boekhoudprogramma en boekhouder. Alle facturen worden automatisch gesynchroniseerd, zonder dat je er verder naar om hoeft te kijken. Geen handmatige verwerking, geen losse e-mails: Optimit zorgt voor een vlekkeloze overdracht van gegevens.

Vraag vrijblijvend een gesprek aan met een van onze consultants

In ongeveer 30 minuten laten we je zien hoe Optimit specifiek binnen jouw bedrijf kan worden toegepast.

Afspraak maken
Op locatie
Kom bij ons langs, of wij komen naar jou toe — wat jou het beste uitkomt.
Online afspraak
Liever online? Plan eenvoudig een gesprek via Teams of Zoom.

FAQ

Veel gestelde vragen
Houd ik zelf controle over de AI-herkenning?
Ja. Optimit neemt het handmatige werk uit handen, maar jij houdt de controle. Je kunt de herkende gegevens controleren, aanpassen en goedkeuren voordat ze verder worden verwerkt.
Wat is automatische inkoopfactuurverwerking?
Automatische inkoopfactuurverwerking betekent dat factuurgegevens automatisch worden uitgelezen, gecontroleerd en verwerkt, zodat je minder handmatig hoeft over te typen. In Optimit worden herkende gegevens vervolgens gebruikt voor verdere verwerking, goedkeuring, betaling en koppeling met de boekhouding.
Wanneer is het verstandig om de verwerking van inkoopfacturen te automatiseren?
Zodra je regelmatig leveranciersfacturen ontvangt, levert automatisering direct tijdwinst op. Je voorkomt handmatige invoer, verkleint de kans op fouten en hebt altijd inzicht in openstaande verplichtingen. Daardoor houd je meer tijd over voor je onderneming en minder voor je administratie.
Voor welke bedrijven is de module Inkoopfacturen geschikt?
De module is geschikt voor iedere organisatie die leveranciersfacturen verwerkt. Of je nu werkt in de bouw, techniek, installatiebranche, zakelijke dienstverlening of handel: Optimit helpt je om sneller te verwerken, beter overzicht te houden en minder administratief werk te verrichten.
Werken inkoopfacturen samen met betaalopdrachten en de boekhouding?
Ja. Verwerkte inkoopfacturen kunnen direct worden opgenomen in een betaalopdracht. Na betaling wordt de status automatisch bijgewerkt en worden de gegevens verwerkt in de boekhouding. Zo werk je met één compleet en geïntegreerd proces.
Hoe voorkom ik fouten bij het verwerken van inkoopfacturen?
Doordat gegevens automatisch worden herkend en gekoppeld aan de juiste leverancier, hoef je informatie niet opnieuw over te typen. Dat verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat je administratie altijd actueel en betrouwbaar blijft.
Kan ik inkoopfacturen koppelen aan een project?
Ja. Je koppelt inkoopfacturen eenvoudig aan een project, zodat alle kosten direct op de juiste plek worden geregistreerd. Hierdoor heb je realtime inzicht in de projectkosten en zie je direct hoe een project ervoor staat.
Kan Optimit inkoopfacturen automatisch herkennen?
Ja. Optimit herkent automatisch belangrijke gegevens zoals de leverancier, factuurdatum, bedragen en btw. Hierdoor hoef je minder handmatig in te voeren en wordt de verwerking van inkoopfacturen sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger.
Hoe werkt het verwerken van inkoopfacturen in Optimit?
Met Optimit verwerk je inkoopfacturen snel en overzichtelijk vanuit één centrale omgeving. Facturen worden gekoppeld aan de juiste leverancier en zijn direct beschikbaar voor verdere verwerking, goedkeuring en betaling. Zo bespaar je tijd en voorkom je dubbele invoer.
Moet ik bang zijn dat ik de controle kwijtraak aan AI?
Nee. Jij houdt altijd controle. Je ziet precies wat de AI herkent voordat het wordt opgeslagen en kunt alles zelf goedkeuren of aanpassen. Wil je liever zonder AI werken? Dan schakel je het gewoon uit.
Wat kost het om een inkoopfactuur of bon automatisch te laten scannen met AI?
€0,29 per document. Deze functie kun je op elk moment in- of uitschakelen.
Kunnen mijn medewerkers alle facturen bekijken?
Dat hangt van autorisaties. Via het rechten systeem kan je de toegang instellen: wie mag facturen zien, wie mag goedkeuren, wie mag alleen inzien, etc.
Hoe snel kan ik aan de slag met inkoopfacturen?
Start je een gratis proefperiode, dan kun je direct beginnen met het uploaden van je facturen. Wil je een koppeling met je boekhoudsysteem maken, dan kost dat iets meer tijd. Je kunt de koppeling zelf instellen, of ervoor kiezen om dit snel en foutloos te laten doen door een van onze consultants.
Kan ik mijn facturen doorsturen naar een Optimit-adres?
Ja — je kunt je inkoopfactuur per e-mail versturen naar een speciaal Optimit-mailadres (bijv. uwoptimitemail@facturen.optimit.nl) zodat de factuur automatisch in de module verschijnt.
Worden mijn facturen automatisch naar de boekhouder gestuurd?
Ja — via de koppeling met je boekhoudsysteem worden je goedgekeurde inkoopfacturen (en verkoopfacturen) automatisch gesynchroniseerd met het boekhoudsysteem van je boekhouder.

Stappenplan van installatie

Wat je kan verwachten wanneer je van start gaat met Optimit
1
Meld je gratis aan
Klik op ‘Start nu’ en maak binnen één minuut je account aan. Geen creditcard of iDEAL nodig — je krijgt 14 dagen volledig gratis toegang tot alle functies.
2
Ontdek wat werkt voor jou
Bekijk welke oplossingen passen bij jouw organisatie. Activeer de modules die je nodig hebt en schakel ze eenvoudig aan of uit. Jij houdt de controle.
3
Krijg persoonlijk advies van een expert
Onze experts staan voor je klaar. In een korte sessie laten we zien hoe Optimit zich aanpast aan jouw werkwijze en hoe jij er het meeste rendement uithaalt — praktisch en helder.
4
Ervaar het zelf
Tijdens je proefperiode kun je alles uitproberen in je eigen demo-omgeving. Je betaalt pas nadat de proefperiode is afgelopen.
5
Download de apps en koppel
Installeer de Optimit-app en, indien nodig, de Buitendienst-app voor je medewerkers. Koppel eenvoudig met je boekhoudpakket en werk binnen enkele minuten volledig geïntegreerd.
Ga live — met ondersteuning
6
Je bent klaar om slimmer te werken. Ons team blijft bereikbaar voor hulp, optimalisatie en groei — zodat jij altijd het maximale uit Optimit haalt.

Wat zeggen klanten over Optimit

Bedrijven die Optimit als onmisbaar beschouwen
"
Senzbouw
René Zwarthoed

Ik kan mij inmiddels niet meer indenken dat ik voorheen mijn bedrijf bestierde met gemaakte excel schema's. Sinds ik Optimit gebruik zie ik met 1 druk op de knop de financiële status van een project. Daarnaast houd ik meer tijd over om mijn bedrijf te runnen.

"
PDB
Paul de boer

Voorheen gebruikte ik Excel om mijn mandagenstaten en facturen op te maken. Vervolgens moest ik zowel de factuur als de mandagenstaat inscannen en deze als bijlagen versturen per e-mail. Ik dacht: dit moet toch anders kunnen.

"
KBRT BOUW
Ruud Tol

Voor Optimit werkten we alles op papier uit en die losse blaadjes belandden dan in een bakje op mijn bureau.

Tussentijds hadden we geen idee hoe de zaak ervoor stond, alles ging op basis van nacalculatie.