Wat is digitaal contractbeheer?

Hoe houd ik overzicht over contracten met zzp-ers en onderaannemers?

Met Optimit worden contracten centraal opgeslagen bij de juiste relatie of het juiste project. Je ziet welke overeenkomsten zijn ondertekend en welke nog openstaan. Zo houd je eenvoudig overzicht over de contractadministratie van zzp'ers en onderaannemers.

Wanneer is het verstandig om contractbeheer te digitaliseren?

Zodra je regelmatig dezelfde overeenkomsten opstelt of meerdere contracten tegelijk beheert, levert digitaal contractbeheer direct voordeel op. Je bespaart tijd, voorkomt dat belangrijke onderdelen worden vergeten en hebt altijd inzicht in de status en de laatste versie van ieder contract.

Voor welke bedrijven is digitaal contractbeheer geschikt?

Digitaal contractbeheer is geschikt voor iedere organisatie die regelmatig overeenkomsten opstelt. Denk aan installatiebedrijven, bouwbedrijven, technische dienstverleners, adviesbureaus, schoonmaakbedrijven en andere mkb-bedrijven die sneller, professioneler en met minder risico willen werken.

Waar worden ondertekende contracten opgeslagen?

Alle ondertekende contracten worden automatisch opgeslagen bij de juiste relatie of het juiste project. Hierdoor heb je altijd direct toegang tot de juiste documenten en zie je in één oogopslag welke contracten nog openstaan en welke volledig zijn afgerond.

Hoe helpt Optimit bij de Wet DBA?

Voor bedrijven die samenwerken met zzp'ers of onderaannemers is een goede contractadministratie essentieel. Met vaste templates, digitale ondertekening en centrale opslag helpt Optimit je om overeenkomsten gestructureerd vast te leggen en aantoonbaar volgens de gemaakte afspraken te werken.

Kan ik contracten digitaal laten ondertekenen?

Ja. Vanuit Optimit verstuur je contracten eenvoudig naar de ontvanger, die deze veilig online kan ondertekenen. Printen, scannen en losse PDF-bestanden zijn niet meer nodig. Na ondertekening wordt het contract automatisch digitaal opgeslagen.

Hoe werken contracttemplates in Optimit?

Met contracttemplates stel je één keer een sjabloon op waarin je vaste teksten en invulvelden bepaalt. Bij een nieuw contract vult Optimit de gegevens automatisch in. Zo werk je sneller, voorkom je fouten en weet je zeker dat belangrijke onderdelen nooit ontbreken.

Moet ik elke keer opnieuw mijn handtekening zetten?

Nee. Je kunt je handtekening(en) één keer toevoegen aan het contracttype. Daarna worden ze automatisch toegevoegd aan elk nieuw contract dat je aanmaakt.

Moet ik elke keer opnieuw mijn contract opstellen?

Nee. Je maakt één keer een contracttype aan waarin alle vaste gegevens en velden staan. Bij het aanmaken van een nieuw contract vul je alleen de specifieke details in — dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten.

Zijn contracten in Optimit juridisch geldig?

Alle ondertekende contracten zijn voorzien van een CA-gecertificeerde digitale handtekening (Adobe-gevalideerd). Zodra een contract is ondertekend, wordt het automatisch vergrendeld en kan het niet meer worden gewijzigd.

Wat als ik een contracttype wijzig, bijvoorbeeld de prijs of looptijd — moet ik bestaande contracten aanpassen?

Nee. Zodra een contract is aangemaakt, blijven de instellingen en voorwaarden van dat moment behouden. Bestaande of verzonden contracten blijven ongewijzigd en geldig in hun originele vorm.

Kunnen meerdere medewerkers contracten maken of aanpassen?

Ja. Via het rechten­systeem bepaal je precies wie contracten mag aanmaken, bekijken of bewerken. Zo kun je veilig samenwerken, zonder dat onbevoegden toegang hebben tot gevoelige documenten.