Hoe werkt het verwerken van inkoopfacturen in Optimit?

Houd ik zelf controle over de AI-herkenning?

Ja. Optimit neemt het handmatige werk uit handen, maar jij houdt de controle. Je kunt de herkende gegevens controleren, aanpassen en goedkeuren voordat ze verder worden verwerkt.

Wat is automatische inkoopfactuurverwerking?

Automatische inkoopfactuurverwerking betekent dat factuurgegevens automatisch worden uitgelezen, gecontroleerd en verwerkt, zodat je minder handmatig hoeft over te typen. In Optimit worden herkende gegevens vervolgens gebruikt voor verdere verwerking, goedkeuring, betaling en koppeling met de boekhouding.

Wanneer is het verstandig om de verwerking van inkoopfacturen te automatiseren?

Zodra je regelmatig leveranciersfacturen ontvangt, levert automatisering direct tijdwinst op. Je voorkomt handmatige invoer, verkleint de kans op fouten en hebt altijd inzicht in openstaande verplichtingen. Daardoor houd je meer tijd over voor je onderneming en minder voor je administratie.

Voor welke bedrijven is de module Inkoopfacturen geschikt?

De module is geschikt voor iedere organisatie die leveranciersfacturen verwerkt. Of je nu werkt in de bouw, techniek, installatiebranche, zakelijke dienstverlening of handel: Optimit helpt je om sneller te verwerken, beter overzicht te houden en minder administratief werk te verrichten.

Werken inkoopfacturen samen met betaalopdrachten en de boekhouding?

Ja. Verwerkte inkoopfacturen kunnen direct worden opgenomen in een betaalopdracht. Na betaling wordt de status automatisch bijgewerkt en worden de gegevens verwerkt in de boekhouding. Zo werk je met één compleet en geïntegreerd proces.

Hoe voorkom ik fouten bij het verwerken van inkoopfacturen?

Doordat gegevens automatisch worden herkend en gekoppeld aan de juiste leverancier, hoef je informatie niet opnieuw over te typen. Dat verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat je administratie altijd actueel en betrouwbaar blijft.

Kan ik inkoopfacturen koppelen aan een project?

Ja. Je koppelt inkoopfacturen eenvoudig aan een project, zodat alle kosten direct op de juiste plek worden geregistreerd. Hierdoor heb je realtime inzicht in de projectkosten en zie je direct hoe een project ervoor staat.

Kan Optimit inkoopfacturen automatisch herkennen?

Ja. Optimit herkent automatisch belangrijke gegevens zoals de leverancier, factuurdatum, bedragen en btw. Hierdoor hoef je minder handmatig in te voeren en wordt de verwerking van inkoopfacturen sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger.

Moet ik bang zijn dat ik de controle kwijtraak aan AI?

Nee. Jij houdt altijd controle. Je ziet precies wat de AI herkent voordat het wordt opgeslagen en kunt alles zelf goedkeuren of aanpassen. Wil je liever zonder AI werken? Dan schakel je het gewoon uit.

Wat kost het om een inkoopfactuur of bon automatisch te laten scannen met AI?

€0,29 per document. Deze functie kun je op elk moment in- of uitschakelen.

Kunnen mijn medewerkers alle facturen bekijken?

Dat hangt van autorisaties. Via het rechten systeem kan je de toegang instellen: wie mag facturen zien, wie mag goedkeuren, wie mag alleen inzien, etc.

Hoe snel kan ik aan de slag met inkoopfacturen?

Start je een gratis proefperiode, dan kun je direct beginnen met het uploaden van je facturen. Wil je een koppeling met je boekhoudsysteem maken, dan kost dat iets meer tijd. Je kunt de koppeling zelf instellen, of ervoor kiezen om dit snel en foutloos te laten doen door een van onze consultants.

Kan ik mijn facturen doorsturen naar een Optimit-adres?

Ja — je kunt je inkoopfactuur per e-mail versturen naar een speciaal Optimit-mailadres (bijv. uwoptimitemail@facturen.optimit.nl) zodat de factuur automatisch in de module verschijnt.

Worden mijn facturen automatisch naar de boekhouder gestuurd?

Ja — via de koppeling met je boekhoudsysteem worden je goedgekeurde inkoopfacturen (en verkoopfacturen) automatisch gesynchroniseerd met het boekhoudsysteem van je boekhouder.