Optimit Contracten module

Contracten

Veel organisaties herkennen het probleem: het beheren van contracten is een tijdrovende en onoverzichtelijke aangelegenheid. Je moet de contracten maken, de bestanden omzetten naar PDF, de contracten getekend zien terug te krijgen, en deze vervolgens weer ergens opslaan. Het is een uitdaging om goed bij te houden welke contracten al getekend zijn, welke nog moeten worden verzonden en waar de laatste versie zich bevindt. Dit zorgt voor onnodige administratieve lasten en vergroot het risico op fouten.

Optimit introduceert de contracten-module.

Optimit introduceert daarom de contractenmodule. Met deze nieuwe functionaliteit stel je eenvoudig eenmalig een contract-template op, die je vervolgens voor verschillende werkzaamheden en relaties kunt hergebruiken. Alle contracten worden centraal beheerd, waardoor je altijd direct inzicht hebt in de status en het aantal contracten. Je ziet direct welk contract nog moet worden verzonden, welke moet nog worden ondertekend, enzovoorts. Je stuurt het contract via Optimit naar je partner, waarna diegene het contract direct eenvoudig online kan inzien en ondertekenen. Ten allen tijden heb je inzicht in de teken-status van het contract. Zo heb je altijd een compleet en actueel overzicht en bespaart je tijd én moeite.

‍

Maak eenmalig een contract-template

Per type contract maak je een template. Deze template wordt telkens gebruikt wanneer je een nieuw contract van dit type maakt. Je voert de vaste tekst in die op elk contract terugkomt. Voor informatie die per contract verschillend is voeg je invoervelden toe. Denk hierbij aan bedragen, termijnen, en afwijkende afspraken per partner.

‍

Maak een contract

Kies een contract-template en maak een nieuw contract voor elke relatie die je wilt.
Alle gegevens van de relatie en het eventueel gekozen project worden door Optimit ingevuld.
Je hoeft dus alleen de door jezelf bepaalde invoervelden in te vullen.

‍

Verstuur het contract en laat het digitaal ondertekenen

Verzend het contract direct via Optimit naar je relatie. Je relatie kan het contract op elk apparaat inzien, en indien akkoord direct online ondertekenen.
Het ondertekenen van contracten is voor je relatie op deze manier echt heel eenvoudig.

‍

Houd het overzicht

Alle contracten vind je terug in één centraal overzicht. Zo zie je in één oogopslag welke contracten nog verstuurd moeten worden, welke nog niet zijn ondertekend, en welke contracten zijn afgerond.

Aan de slag

Ga in Optimit naar Menu > Mijn Optimit > Shop en activeer de Contractenmodule. De module verschijnt direct in de menu balk links.

Wij adviseren om onduidelijkheden te voorkomen bij het maken van het eerste contract eenmalig hulp van een van onze consultants in te schakelen.

‍