Optimit kan eenvoudig worden gekoppeld aan de Accountview omgeving van jou of van je boekhouder.
Na het opzetten van de koppeling worden alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch naar Accountview gestuurd.
Ook kan de betaalstatus van de verkoopfacturen uit Accountview worden gelezen. Nadat in Accountview een bankbetaling aan een verkoopboeking is gekoppeld, dan wordt de verkoopfactuur in Optimit de volgende avond automatisch op betaald gezet.
1. Voorbereidingen in Accountview
1.1 Activeren en configureren Accountview Windows Service
De Accountview Windows Service moet zijn geinstalleerd, en gekoppeld met Accountview. Dit zorgt ervoor dat uw Accountview installatie met online diensten (zoals Optimit of andere apps) kan communiceren.
Wij gaan ervanuit dat uw omgeving hier reeds voor is ingericht.
De gebruiker die u heeft vastgelegd moet in de accountview.net portaal vastgelegd te zijn (Algemeen / Instellingen / Wijzigen )
1.2 Aanmaken gebruiker t.b.v. API Koppeling
Alleen nodig wanneer er nog geen gebruiker is die met de online diensten kan communiceren.
- Maak de gebruiker aan
Document / Stamgegevens systeem / Gebruikers - Sta backoffice imitatie toe voor deze gebruiker
Bewerken / Backoffice Server-imitatie door deze gebruiker toestaan... - Stuur de gegevens naar het portaal
Document / Gebruikers registreren in Visma diensten
1.3 Optimit Applicatie koppelen aan de gebruiker
Selecteer de gewenste (eventueel zojuist aangemaakte) gebruiker.
- Zoeken / Accountview.NET apps
- Klik het toevoegen icoon
- Klik het zoek icoon
- Zoek Optimit en voeg deze toe aan de gebruiker.
1.4 Instellen standaard rekening voor Crediteuren en Debiteuren.
In de instellingen van de doel-administratie in Accountview moet een standaard balansrekening worden ingesteld voor zowel Debiteuren als Crediteuren. Door deze instelling wordt voor een nieuwe debiteur of crediteur automatisch een standaard balans grootboek ingevuld.
1.5 Benodigde rechten van de gebruiker
De volgende rechten dienen te zijn toegekend aan de gebruiker:
- Administratie-instellingen
- Administratienummergroepen
2. De koppeling met Optimit
2.1 Het opzetten van de koppeling in Optimit
Ga naar menu Instellingen > Koppelingen > Accountview
Klik op de 'Koppel met Accountview' knop om de koppeling te activeren. Je wordt hierna naar de Accountview online omgeving geleid, waar je Optimit toestemming kunt geven te koppelen met je Accountview omgeving. Let op, pas in de volgende stap kun je eenmalig de gekoppelde administratie selecteren.
2.2. Het selecteren van de administratie
Nadat je terug bent in Optimit kun je hier de administratie selecteren welke je aan Optimit wilt koppelen.
Let op.
Je kunt maar 1 keer een administratie selecteren en opslaan. Wanneer je een andere administratie wilt instellen moet je de koppeling verbreken, waarna je opnieuw je gegevens in Accountviewmoet invoeren.
Na het selecteren van de administratie klik je op 'Sla op'. De administratie wordt nu opgeslagen en de grootboeken worden automatisch geïmporteerd.
2.3. Het configureren van de dagboeken, grootboeken en BTW codes
In deze stap selecteer je de dagboeken en grootboeken welke in de boekhouding moeten worden gebruikt.
Wij adviseren je je boekhouder te raadplegen voor de juiste instellingen.
2.3.1 Importeren factuur betaalstatus
Indien gewenst kan de betaalstatus van verkoopfacturen worden geimporteerd uit Accountview.
Wanneer de boekhouder in Accountview de bankmutaties 'matcht' met verkoopfacturen wordt de verkoopfactuur als betaald aangemerkt. Deze status kunnen we in Optimit importeren zodat je altijd zicht hebt op welke facturen openstaan en welke al betaald zijn.
2.3.2. Algemeen
Selecteer het inkoop- en verkoop dagboek waarin de boekingen moeten worden opgenomen.
2.3.3. BTW Codes inkoop en verkoop
Selecteer de BTW codes die van toepassing zijn op de verschillende BTW Types.
2.3.4 Grootboeken Verkoopregels
Vul de grootboeken in die gebruikt moeten worden voor de regels van verkoopfacturen.
Het volgende voorbeeld geeft de volgorde aan van hoe wordt bepaald welke grootboeken worden gebruikt:
- Kan een factuur niet in de juiste periode geboekt worden?
Dan wordt het uitzoekgrootboek gebruikt - Is een artikel in een factuurregel gebruikt, en is voor dit artikel een grootboek ingesteld?
Dan wordt het grootboek uit het artikel gebruikt. - Is voor de betreffende debiteur in Accountview een standaard rekening ingevuld, dan wordt dit ingestelde grootboek gebruikt.
- Is voor het BTW type voor de betreffende factuur regel 21%, dan wordt het grootboek gebruikt dat is ingesteld voor 'Grootboek verkoop BTW Hoog'.
Is het een ander BTW type, dan wordt het grootboek gebruikt dat is ingesteld voor dat regels met dat specifieke BTW type.
2.3.5 Grootboeken Inkoopregels
Vul de grootboeken in die gebruikt moeten worden voor de regels van inkoopfacturen.
Het volgende voorbeeld geeft de volgorde aan van hoe wordt bepaald welke grootboeken worden gebruikt:
- Kan een factuur niet in de juiste periode geboekt worden?
Dan wordt het uitzoekgrootboek gebruikt - Is voor de betreffende crediteur in Accountview een standaard rekening ingevuld, dan wordt dit ingestelde grootboek gebruikt.
- Is voor het BTW type voor de betreffende inkoopfactuur regel 21%, dan wordt het grootboek gebruikt dat is ingesteld voor 'Grootboek inkoop BTW Hoog'.
Is het een ander BTW type, dan wordt het grootboek gebruikt dat is ingesteld voor dat regels met dat specifieke BTW type.
2.4. Importeren van relaties vanuit Accountview naar Optimit
Optioneel kunnen relaties vanuit Accountview worden geimporteerd naar Optimit. Dit zorgt ervoor dat de Optimit gebruiker snel aan de slag kan met de bestaande relaties. Wanneer er veel relaties in Accountview staan die niet meer gebruikt worden is het een afweging de relatie niet te importeren maar met een schone lei te beginnen. Natuurlijk kunnen relaties in Optimit verwijderd worden na importeren.
Let op, er worden maximaal 500 debiteuren en 500 crediteuren geimporteerd.
Klik op de 'Importeer' knop.
Het importeren van relaties kan enige tijd duren maar kan op elk moment onderbroken worden.
Je kunt relaties op elk moment importeren.
Let er wel op dat bij een nieuwe importeer actie de informatie in reeds geimporteerde relaties wordt overschreven door de actuele informatie uit Accountview.
3. Klaar. En nu?
De koppeling is gemaakt. Elke nacht worden de inkoopfacturen die je akkoord hebt verklaard, en de verkoopfacturen die je verstuurd hebt naar Accountview gestuurd!
Ook wordt, wanneer ingesteld, periodiek de betaalstatus uit Accountview geimporteerd.
