Optimit kan eenvoudig worden gekoppeld aan de Cashweb omgeving van jou of van je boekhouder.
Na het opzetten van de koppeling worden alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch als boekingen naar Cashweb gestuurd. Vanuit Cashweb kan de PDF van de factuur uit Optimit worden geopend.

Ook kan de betaalstatus van de verkoopfacturen uit Cash worden gelezen. Nadat in Cash een bankbetaling aan een verkoopfactuur is gekoppeld wordt dan de verkoopfactuur in Optimit automatisch op betaald gezet.

‍

1. Het opzetten van de koppeling

Ga naar menu Instellingen > Koppelingen > Cash.

Voer de gebruikersnaam, het wachtwoord en het relatienummer (klantnummer) van de Cash omgeving toe. Wij raden aan een speciale gebruiker te maken die alleen rechten heeft om de boekhouding via de API te benaderen.

Na het invullen van de gegevens klik je op 'Maak Koppeling' om de koppeling te activeren. Nu zal gecontroleerd worden of de ingevulde gegevens geldig zijn.

Wanneer de gebruikers geldig zijn kom je in de volgende stap, het selecteren van de administratie.

2. Het selecteren van de administratie

In de lijst van beschikbare administraties selecteer je de administratie aan welke je Optimit wilt koppelen.

Let op.
Je kunt maar 1 keer een administratie selecteren en opslaan. Wanneer je een andere administratie wilt instellen moet je de koppeling verbreken, waarna je opnieuw je gebruikersnaam, wachtwoord en relatienummer moet invullen.

Na het selecteren van de adminstratie klik je op 'Sla op'. De administratie wordt nu opgeslagen en de grootboeken worden geimporteerd.

3. Het configureren van de dagboeken en grootboeken

In deze stap selecteer je de dagboeken en grootboeken welke in de boekhouding moeten worden gebruikt. Wij adviseren je boekhouder te raadplegen voor de juiste instellingen.

3.1 Importeren factuur betaalstatus

Indien gewenst kan de betaalstatus van verkoopfacturen worden geimporteerd uit Cash.

Wanneer de boekhouder in Cash de bankmutaties 'matcht' met verkoopfacturen wordt de verkoopfactuur als betaald aangemerkt. Deze status kunnen we in Optimit importeren zodat je altijd zicht hebt op welke facturen openstaan en welke al betaald zijn.

3.2 Algemeen

Selecteer het inkoop- en verkoop dagboek.
Kies vervolgens het verkoop- inkoop- en uitzoek grootboek.

Het uitzoekgrootboek gebruiken wij wanneer extra attentie van de boekhouder vereist is bij een bepaalde boeking.

3.3 Grootboeken verkoopregels

Hier kun je kiezen op welke grootboeken de factuurregels die gekoppeld zijn aan verschillende BTW Typen standaard geboekt worden. Afhankelijk van hoe je boekhouding is ingericht kunnen dit één of meerdere grootboeken zijn.

Kies hier ook de grootboeken waarop de verschillende BTW bedragen geboekt moeten worden.

3.4 Grootboeken inkoopregels

Hier kun je kiezen op welke grootboeken de verschillende BTW bedragen van de inkoopfacturen geboekt moeten worden. Je kunt hier geen inkoop grootboek selecteren en dat heeft de volgende reden:
Bij het boeken van inkoopregels wordt gekeken welk grootboek gekoppeld is aan de relatie in Cash. Dit is het grootboek waarop inkoopfacturen van deze relatie geboekt worden. Wanneer in Cash geen grootboek gekoppeld is aan de relatie gebruiken wij het uitzoekgrootboek. Dit zorgt ervoor dat de toewijzing van grootboeken aan inkoopfacturen door de boekhouder gedaan kan worden. Wanneer de boekhouder bij de betreffende relatie een standaard inkoopgrootboek selecteert wordt de volgende factuur van deze leverancier op dat grootboek geboekt.

4. Importeren van relaties vanuit Cash in Optimit

Optioneel kunnen relaties vanuit Cash worden geimporteerd naar Optimit. Dit zorgt ervoor dat de Optimit gebruiker snel aan de slag kan met de bestaande relaties. Wanneer er veel relaties in Cash staan die niet meer gebruikt worden is het een afweging de relatie niet te importeren maar met een schone lei te beginnen. Natuurlijk kunnen relaties in Optimit verwijderd worden na importeren.

Klik op de 'Importeer' knop.

Het importeren van relaties kan enige tijd duren maar kan op elk moment onderbroken worden.

Je kunt relaties op elk moment importeren.
Let er wel op dat bij een nieuwe importeer actie de informatie in reeds geimporteerde relaties wordt overschreven door de informatie in Cash.

5. Instellingen in Cash

5.1 Het bekijken van facturen uit Optimit

De facturen die horen bij boekingen uit Optimit staan opgeslagen in Optimit. Om ze vanuit Cash te kunnen bekijken moet de volgende instelling worden gemaakt

1. Open de  Cashweb administratie

2. Open de Cashuser om de 'Setup gegevens CashWeb' van Cash te starten.

3. Selecteer 'Instellen Configuratie' in het linker menu

4. Ga naar het tabblad 'koppelingen' en vul in: 'https://login.optimit.nl/facturen/factuur/vdvt/token/'

5. Klik op

om de gegevens op te slaan en sluit het instellingen menu zodat de nieuwe instellingen van kracht worden.

Na het maken van deze instelling kunt u vanuit de boekingen in Cash de factuur openen door op het rode PDF icoon te klikken.

5.2 Ik kan geen facturen uit optimit bekijken. Wat nu?

Controleer of de hierboven genoemde instelling op de juiste manier is gezet. De factuur zou in een nieuwe tab moeten openen in een viewer.

5.3 Ik word uit Cash gegooid bij het laden van de boeking in splitscreen. Wat nu?

Dit komt omdat er geen factuur in Cash staat. Doordat Cash herhaaldelijk een niet bestaand, vervangend PDF document probeert te laden word de aanvraag door de administratie geblokkeerd.

Neem hiervoor contact op met Cash en vraag om IP white listing voor deze situatie.

6. Klaar. En nu?

De koppeling is gemaakt. Elke nacht worden de inkoopfacturen die je akkoord hebt verklaard, en de verkoopfacturen die je verstuurd hebt naar Cash gestuurd!
Ook wordt, wanneer ingesteld, periodiek de betaalstatus uit Cash geimporteerd.

‍