Optimit kan eenvoudig worden gekoppeld aan de Exact Online omgeving van jou of van je boekhouder.
Na het opzetten van de koppeling worden alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch naar Exact gestuurd.
Ook kan de betaalstatus van de verkoopfacturen uit Exact worden gelezen. Nadat in Exact een bankbetaling aan een verkoopfactuur is gekoppeld wordt de verkoopfactuur in Optimit dan automatisch op betaald gezet.
1. Het opzetten van de koppeling
Ga naar menu Instellingen > Koppelingen > Exact
Klik op de 'Koppel met Exact' knop om de koppeling met Exact te activeren. Je wordt hierna naar de Exact Online omgeving geleid, waar je Optimit toestemming kunt geven te koppelen met je Exact omgeving.
Na het invoeren van je Exact gebruikersgegevens wordt je door Exact teruggebracht naar Optimit.
2. Het selecteren van de administratie
Nadat je terug bent in Optimit kun je hier de administratie selecteren welke je aan Optimit wilt koppelen.
Let op.
Je kunt maar 1 keer een administratie selecteren en opslaan. Wanneer je een andere administratie wilt instellen moet je de koppeling verbreken, waarna je opnieuw je gegevens in Exact moet invoeren.
Na het selecteren van de adminstratie klik je op 'Sla op'. De administratie wordt nu opgeslagen en de grootboeken worden automatisch geimporteerd.
3. Het configureren van de dagboeken, grootboeken en BTW codes
In deze stap selecteer je de dagboeken en grootboeken welke in de boekhouding moeten worden gebruikt.
Wij adviseren je je boekhouder te raadplegen voor de juiste instellingen.
3.1 Importeren factuur betaalstatus
Indien gewenst kan de betaalstatus van verkoopfacturen worden geimporteerd uit Exact.
Wanneer de boekhouder in Exact de bankmutaties 'matcht' met verkoopfacturen wordt de verkoopfactuur als betaald aangemerkt. Deze status kunnen we in Optimit importeren zodat je altijd zicht hebt op welke facturen openstaan en welke al betaald zijn.
3.2 Algemeen
Selecteer het inkoop- en verkoop dagboek.
Kies vervolgens het verkoop- inkoop- en uitzoek grootboek.
Het uitzoekgrootboek gebruiken wij wanneer extra attentie van de boekhouder vereist is bij een bepaalde boeking.
3.3 BTW Codes selecteren
Selecteer de BTW codes die van toepassing zijn op de verschillende BTW Types. Vaak worden dezelfde BTW Types gebruikt voor zowel de inkoop- als de verkoopfacturen. Echter dit hoeft niet.
Let op. Selecteer de BTW types exclusief, wanneer dit van toepassing is.
4. Importeren van relaties vanuit Exact in Optimit
Optioneel kunnen relaties vanuit Exact worden geimporteerd naar Optimit. Dit zorgt ervoor dat de Optimit gebruiker snel aan de slag kan met de bestaande relaties. Wanneer er veel relaties in Exact staan die niet meer gebruikt worden is het een afweging de relatie niet te importeren maar met een schone lei te beginnen. Natuurlijk kunnen relaties in Optimit verwijderd worden na importeren.
Klik op de 'Importeer' knop.
Het importeren van relaties kan enige tijd duren maar kan op elk moment onderbroken worden.
Je kunt relaties op elk moment importeren.
Let er wel op dat bij een nieuwe importeer actie de informatie in reeds geimporteerde relaties wordt overschreven door de actuele informatie uit Exact.
Klaar. En nu?
De koppeling is gemaakt. Elke nacht worden de inkoopfacturen die je akkoord hebt verklaard, en de verkoopfacturen die je verstuurd hebt naar Exact gestuurd!
Ook wordt, wanneer ingesteld, periodiek de betaalstatus uit Exact geimporteerd.
