Optimit kan eenvoudig worden gekoppeld aan de Twinfield omgeving van jou of van je boekhouder.
Na het opzetten van de koppeling worden alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch naar Twinfield gestuurd.
Ook kan de betaalstatus van de verkoopfacturen uit Twinfield worden gelezen. Nadat in Twinfield een bankbetaling aan een verkoopfactuur is gekoppeld wordt de verkoopfactuur in Optimit dan automatisch op betaald gezet.
1. Het opzetten van de koppeling
Ga naar menu Instellingen > Koppelingen > Twinfield
Klik op de 'Koppel met Twinfield' knop om de koppeling met Twinfield te activeren. Je wordt hierna naar de Twinfield omgeving geleid, waar je Optimit toestemming geeft te koppelen met je Twinfield omgeving.
Na het invoeren van je gegevens wordt je toestemming gevraagd om Optimit te kunnen koppelen met Twinfield:
Nadat je toestemming geeft wordt je teruggeleid naar Optimit.
2. Het selecteren van de administratie
Nadat je terug bent in Optimit kun je hier de administratie selecteren welke je aan Optimit wilt koppelen.
Let op.
Je kunt maar 1 keer een administratie selecteren en opslaan. Wanneer je een andere administratie wilt instellen moet je de koppeling verbreken, waarna je opnieuw je gegevens in Twinfield moet invoeren.
Na het selecteren van de adminstratie klik je op 'Sla op'. De administratie wordt nu opgeslagen en de grootboeken worden automatisch geimporteerd.
3. Het configureren van de dagboeken, grootboeken en BTW codes
In deze stap selecteer je de dagboeken, grootboeken en BTW codes welke in de boekhouding moeten worden gebruikt.
Wij adviseren je je boekhouder te raadplegen voor de juiste instellingen.
3.1 Importeren factuur betaalstatus
Indien gewenst kan de betaalstatus van verkoopfacturen worden geimporteerd uit Twinfield.
Wanneer de boekhouder in Twinfield de bankmutaties 'matcht' met verkoopfacturen wordt de verkoopfactuur als betaald aangemerkt. Deze status kunnen we in Optimit importeren zodat je altijd zicht hebt op welke facturen openstaan en welke al betaald zijn.
3.2 Algemeen
Selecteer het inkoop- en verkoop dagboek.
Kies vervolgens de verkoop- en inkoop balans grootboeken en selecteer het uitzoek grootboek.
Het uitzoekgrootboek gebruiken wij wanneer extra attentie van de boekhouder vereist is bij een bepaalde boeking.
3.3 BTW Codes selecteren
Selecteer de BTW codes die van toepassing zijn op de verschillende BTW Types.
3.4 Grootboeken verkoop selecteren
Hier kun je kiezen op welke grootboeken de factuurregels die gekoppeld zijn aan verschillende BTW Typen standaard geboekt worden. Afhankelijk van hoe je boekhouding is ingericht kunnen dit één of meerdere grootboeken zijn.
3.5 Grootboeken inkoop selecteren
Je kunt geen inkoop grootboek selecteren en dat heeft de volgende reden.
Bij het boeken van inkoopregels wordt gekeken welk grootboek gekoppeld is aan de relatie in Twinfield. Dit is het grootboek waarop inkoopfacturen van deze relatie geboekt worden. Wanneer in Twinfield geen grootboek gekoppeld is aan de relatie gebruiken wij het uitzoekgrootboek. Dit zorgt ervoor dat de toewijzing van grootboeken aan inkoopfacturen door de boekhouder gedaan kan worden. Wanneer de boekhouder bij de betreffende relatie een standaard inkoopgrootboek selecteert wordt de volgende factuur van deze leverancier op dat grootboek geboekt.
4. Importeren van relaties vanuit Twinfield in Optimit
Optioneel kunnen relaties vanuit Twinfield worden geimporteerd naar Optimit. Dit zorgt ervoor dat de Optimit gebruiker snel aan de slag kan met de bestaande relaties. Wanneer er veel relaties in Twinfield staan die niet meer gebruikt worden is het een afweging de relatie niet te importeren maar met een schone lei te beginnen. Natuurlijk kunnen relaties in Optimit verwijderd worden na importeren.
Klik op de 'Importeer' knop.
Het importeren van relaties kan enige tijd duren maar kan op elk moment onderbroken worden.
Je kunt relaties op elk moment importeren.
Let er wel op dat bij een nieuwe importeer actie de informatie in reeds geimporteerde relaties wordt overschreven door de actuele informatie uit Twinfield.
5. Benodigde Instellingen in Twinfield
Om de koppeling optimaal te gebruiken is het noodzakelijk een tweetal instellingen in Twinfield te veranderen.
Ga hiervoor naar Twinfield - Instellingen - Administratie instellingen.
5.1 Document Imaging
Om facturen uit Optimit te kunnen inzien, verander voor zowel het inkoop- als verkoopdagboek de document link naar:
- https://login.optimit.nl/facturen/factuur/vdvt/token/$freetext3$?altroute=https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$
of
- https://login.optimit.nl/facturen/factuur/dvt/token/$freetext3$?altroute=https://secure.basecone.com/Lookup?GUID=$freetext3$
Bij de eerste link wordt de factuur uit Optimit gedownload, bij de tweede link wordt de Optimit viewer geopend om de factuur direct te kunnen bekijken
5.2 Vrije tekstveld 1
Het vrije tekstveld 1 wordt gebruikt om opmerkingen van gebruikers naar Twinfield te sturen. In het inkoopdagboek sta het vrije tekstveld1 toe in de koptext.
Klaar. En nu?
De koppeling is gemaakt. Elke nacht worden de inkoopfacturen die je akkoord hebt verklaard, en de verkoopfacturen die je verstuurd hebt naar Twinfield gestuurd!
Ook wordt, wanneer ingesteld, periodiek de betaalstatus uit Twinfield geimporteerd.
