Optimit kan eenvoudig worden gekoppeld aan de Unit4 omgeving van jou of van je boekhouder.
Na het opzetten van de koppeling worden alle inkoop- en verkoopfacturen automatisch naar Unit4 gestuurd.
Ook kan de betaalstatus van de verkoopfacturen uit Unit4 worden gelezen. Nadat in Unit4 een bankbetaling aan een verkoopfactuur is gekoppeld wordt de verkoopfactuur in Optimit dan automatisch op betaald gezet.
1. Het opzetten van de koppeling
Ga naar menu Instellingen > Koppelingen > Unit4
.
Klik op de 'Koppel met Unit4' knop om de koppeling met Unit4 te activeren. Je wordt hierna naar de Unit4 omgeving geleid, waar je Optimit toestemming geeft te koppelen met je Unit4 omgeving.
Na het invoeren van je Unit4 gebruikersgegevens wordt je door Unit4 teruggebracht naar Optimit.
2. Het selecteren van de administratie
Nadat je terug bent in Optimit kun je hier de administratie selecteren welke je aan Optimit wilt koppelen.
Let op.
Je kunt maar 1 keer een administratie selecteren en opslaan. Wanneer je een andere administratie wilt instellen moet je de koppeling verbreken, waarna je opnieuw je gegevens in Unit4 moet invoeren.
Na het selecteren van de adminstratie klik je op 'Sla op'. De administratie wordt nu opgeslagen en de grootboeken worden automatisch geimporteerd.
3. Het configureren van de dagboeken, grootboeken en BTW codes
In deze stap selecteer je de dagboeken, grootboeken en BTW codes welke in de boekhouding moeten worden gebruikt.
Wij adviseren je je boekhouder te raadplegen voor de juiste instellingen.
3.1 Importeren factuur betaalstatus
Indien gewenst kan de betaalstatus van verkoopfacturen worden geimporteerd uit Unit4.
Wanneer de boekhouder in Unit4 de bankmutaties 'matcht' met verkoopfacturen wordt de verkoopfactuur als betaald aangemerkt. Deze status kunnen we in Optimit importeren zodat je altijd zicht hebt op welke facturen openstaan en welke al betaald zijn.
3.2 Algemeen
Selecteer het inkoop- en verkoop dagboek.
Kies vervolgens het verkoop- inkoop- en uitzoek grootboek.
Het uitzoekgrootboek gebruiken wij wanneer extra attentie van de boekhouder vereist is bij een bepaalde boeking.
3.3 BTW Codes selecteren
Selecteer de BTW codes die van toepassing zijn op de verschillende BTW Types. Vaak worden dezelfde BTW Types gebruikt voor zowel de inkoop- als de verkoopfacturen. Dit hoeft echter niet.
3.3 Grootboeken verkoop selecteren
Hier kun je kiezen op welke grootboeken de factuurregels die gekoppeld zijn aan verschillende BTW Typen standaard geboekt worden. Afhankelijk van hoe je boekhouding is ingericht kunnen dit één of meerdere grootboeken zijn.
3.4 Grootboeken inkoop selecteren
Je kunt geen inkoop grootboek selecteren en dat heeft de volgende reden.
Bij het boeken van inkoopregels wordt gekeken welk grootboek gekoppeld is aan de relatie in Unit4. Dit is het grootboek waarop inkoopfacturen van deze relatie geboekt worden. Wanneer in Unit4 geen grootboek gekoppeld is aan de relatie gebruiken wij het uitzoekgrootboek. Dit zorgt ervoor dat de toewijzing van grootboeken aan inkoopfacturen door de boekhouder gedaan kan worden. Wanneer de boekhouder bij de betreffende relatie een standaard inkoopgrootboek selecteert wordt de volgende factuur van deze leverancier op dat grootboek geboekt.
4. Importeren van relaties vanuit Unit4 in Optimit
Optioneel kunnen relaties vanuit Unit4 worden geimporteerd naar Optimit. Dit zorgt ervoor dat de Optimit gebruiker snel aan de slag kan met de bestaande relaties. Wanneer er veel relaties in Unit4 staan die niet meer gebruikt worden is het een afweging de relatie niet te importeren maar met een schone lei te beginnen. Natuurlijk kunnen relaties in Optimit verwijderd worden na importeren.
Klik op de 'Importeer' knop.
Het importeren van relaties kan enige tijd duren maar kan op elk moment onderbroken worden.
Je kunt relaties op elk moment importeren.
Let er wel op dat bij een nieuwe importeer actie de informatie in reeds geimporteerde relaties wordt overschreven door de actuele informatie uit Unit4.
Klaar. En nu?
De koppeling is gemaakt. Elke nacht worden de inkoopfacturen die je akkoord hebt verklaard, en de verkoopfacturen die je verstuurd hebt naar Unit4 gestuurd!
Ook wordt, wanneer ingesteld, periodiek de betaalstatus uit Unit4 geimporteerd.
